دليل التشغيل:

الأنظمة الداخلية لبرنامج مراكز التعاون الصحي

أولاً: تحويل المرضى

يعتمد مستشفى الملك فيصل التخصصي ومركز الأبحاث على تقنية المعلومات لمعظم المعاملات الطبية والإدارية ، حيث أن إدارة قبول المرضى تتعامل مع جميع الإحالات التي تستقبلها عبر النظم الآلية ابتدأ من استقبالها مروراً بالإدارات الطبية المعنية رجوعاً بقبول الحالة أو الاعتذار عن إمكانية علاجها في مراكز طبية أخرى، وعليه يقوم المنسق الإداري في مركز التعاون الصحي في المستشفى المرجعي بالآتي :

1.       استلام جميع التقارير الطبية المطلوبة من الطبيب المعالج في منطقته وتعبئة نماذج قبول المرضى الخاصة بالمستشفى التخصصي مع ضرورة التأكد من إرفاق الهوية الوطنية (ضرورة إرفاق دفتر العائلة) وأرقام هواتف الاتصال بالمريض.

2.       تعبئة نموذج المتطلبات الموجود في النظام الآلي وإرساله أو مسحه ضوئياً إلى مركز قبول المرضى، وترتيبها على النحو التالي: التقرير الطبي وتوابعه، نموذج معلومات المريض، الهوية، التوقيع بالموفقة على العلاج

3.       يتم تحويل المعاملة إلى القسم المختص.

4.       يتم متابعة المعاملة المحولة من المركز مع مكتب قبول المرضي بالمستشفى التخصصي.

5.       يتم استلام ورقة موعد مراجعة المريض بعد إتمام إجراءات قبوله في المستشفى التخصصي .

6.       يتم إعلام المريض عن قبول علاجه في المستشفى التخصصي عن طريق وسائل الاتصال المتوفرة الهاتف أو رسالة نصية SMS

7.       يتم إرسال موعد المريض والأوراق المرفقة إلى إدارة الهيئة الطبية في المنطقة لإصدار تعميد العلاج وتذاكر السفر

ثانياً : إعادة صرف الدواء

 معظم المرضى المتابعين للعلاج في مناطقهم أو ممن لازالت متابعتهم مستمرة في المستشفى التخصصي هم بحاجة لاستمرارية أخذهم الأدوية العلاجية المقررة لهم ومحاولة عدم الانقطاع أو التأخير الذي سوف يحدث خلل وضرر في الخطة العلاجية له ، لذا من المهام التي تقوم بها مراكز التعاون الصحي الآتي :

1.       يقوم المريض القاطن في المنطقة بتقديم كتيب إعادة صرف الدواء إلى منسق مركز التعاون الصحي مع تقديم جميع أرقام هواتف الاتصال الخاصة به

المريض + المنسق الإداري بالمنطقة

2.       يتم تعبئة نموذج إعادة صرف الدواء الإلكتروني والتأكد من الرقم الطبي الخاص بالمستشفى التخصصي

3.       يتم تحضير الأدوية المطلوبة من مراكز التعاون الصحي وإرسالها بالبريد الدوائي في شركة النقل السريع DHL 

صيدلية المستشفى التخصصي

 التأكد من استلام الأدوية المرسلة لمركز التعاون الصحي والاتصال مباشرة بأصحاب الأدوية وتسليمها إليهم، كما يجب التأكد من وضعها في مكان بارد حال تأخر استلام المريض لدوائه والتنسيق مع صيدلية المستشفى المحلي

     المنسق الإداري بالمنطقة

ثالثاً : إجراءات المختبر           

يتم إجراء المختبر حسب نوعية أمر الطبيب المعالج من سحب عينة الدم وخلافه للمرضى الذين لديهم رقم طبي خاص في المستشفى التخصصي ، وعليه يتم الآتي :

التأكد من أن طبيب المستشفى التخصصي أدخل أمر ونوعية تحليل الدم المطلوبة للمريض حسب الأنظمة ولوائح المختبرات المرجعية للمستشفى التخصصي طبيب التخصصي المعالج

 1.       التأكد من حضور المريض لمركز التعاون الصحي لأجراء سحب عينة الدم المطلوبة

المريض + المنسق الإداري

2.       يتم الاتصال على مركز الدعم والمساندة في مستشفى التخصصي Help Desk لطباعة ملصق معلومات المختبر من آلة البار كود الموجودة في مركز التعاون الصحي 

المنسق الإداري بالمنطقة

3.       يتم إدخال أوامر العينة المطلوبة في نظام ICIS لتتم طباعتها في مركز التعاون الصحي بالمنطقة

مركز الدعم والمساندة 

4.       التأكد من سحب عينة الدم المطلوبة حسب الأنظمة ولوائح المعتمدة لدى المختبرات المرجعية الطبية في المستشفى التخصصي ووضع ملصق المعلومات على أنابيب العينة

المنسق الإداري + فني المختبر بالمنطقة

5.       التأكد من أن عينة الدم المسحوبة تحفظ داخل الثلاجة حسب اللوائح وأنظمة المختبرات الطبية للمستشفى التخصصي

المنسق الإداري بالمنطقة

6.       يتم التنسيق والاستشارة مع قسم استقبال العينات في مختبر مستشفى الملك فيصل التخصصي في حالة حدوث إشكال أو استفسار في إجراء سحب عينة الدم أو طريقة الحفظ أو طريقة الإرسال والاتصال مباشرة على الرقم 24201أو39640

7.       التأكد من التنسيق مع شركة النقل السريع المعتمدة لدى مراكز التعاون الصحي لإرسال العينة على الفور وترحيلها إلى مختبرات المستشفى التخصصي

المنسق الإداري بالمنطقة

8.       التأكد من أن عينة الدم قد تم استلامها من قبل المختبرات الطبية بالمستشفى التخصصي 

 المنسق الإداري بالمنطقة + مركز الدعم والمساندة

9.       في حال وجود أي عائق لإجراءات سحب الدم في أنظمة المستشفى التخصصي الاتصال مباشرة في مركز الدعم والمساندة

 المنسق الإداري بالمنطقة + مركز الدعم والمساندة + الدعم الفني

رابعاً : المواعيد          

 يعتمد مستشفى الملك فيصل التخصصي ومركز الأبحاث على أنظمة مقننة خاصة بإصدار مواعيد مرضاه للعيادات المتخصصة ، حيث تتركز مجمل عمليات المساندة الإدارية والطبية والفنية لخدمة المريض عند حضوره لهذا الموعد ، ولخدمة ترتيب المواعيد من خلال مركز التعاون الصحي بالمنطقة يعمل الآتي :

1.       يقوم المريض بطلب إصدار موعداً جديداً أو تغييره أو تأجيله من خلال مركز التعاون الصحي المريض + المنسق الإداري بالمنطقة

2.       يتم تعبئة نموذج تجديد – إلغاء – تقديم ... إلخ ، وإرساله الكترونياً إلى مكتب المواعيد في المستشفى التخصصي مباشرة ،وذلك حسب نوعية الخدمة التي يرغبها المنسق ، مثل: العيادات المتخصصة أو مشرف المواعيد في حال تعذر الحصول على الخدمة ، علماً بأن طلب إصدار المواعيد أو تأجيلها أو تغييرها خاضعاً حسب الأوامر المبرمجة للمريض في نظام ICIS ، ويجب مراعاة التالي: التأكد من ذكر رقم الملف واسم المريض ، الطبيب المعالج ، العيادة  

المنسق الإداري بالمنطقة

3.       يتم طباعة ورقة الموعد على طابعة مركز التعاون الصحي

 المنسق الإداري بالمنطقة

4.       التأكد من تسليم ورقة الموعد وإعلامه بمكان موعده المنسق الإداري بالمنطقة

في حال وجود أي عائق لإجراءات إصدار المواعيد في أنظمة المستشفى التخصصي الاتصال مباشرة على مركز الدعم والمساندة.

المنسق الإداري بالمنطقة + مركز الدعم والمساندة + الدعم الفني

خامساً : خروج المريض

تقوم إدارة الحالات بالتنسيق المستمر والمباشر مع الأقسام ذات العلاقة في تنويم المريض لتلقى العلاج الطبي والجراحي المقرر له ، وفي حالة اكتمال علاجه الرئيسي واستمرار حاجته للمتابعة التمريضية ، فإن نظام إدارة الحالات في المستشفى التخصصي Case   Management يفعل للاستفادة القصوى من الخدمة السريرية لتمكن المرضى الآخرين من تلقي العلاج الطبي والجراحي من دون تأخير ويستفيد المريض المخرج من إكمال علاجه بين ذويه وفي منطقتهم وعليه يعمل الآتي :

1.       يتم الاتصال من قبل منسق الحالات بالمنسق الإداري في مركز التعاون الصحي لتنسيق عملية نقل المريض المخرج وإرسال تقارير خروج المريض والمستندات التي تخصه.

منسق الحالات بالمستشفى التخصصي+ المنسق الإداري بالمنطقة

2.       يتم التنسيق مع طبيب المستشفى المرجعي لقبول حالته ومواصلة علاجه وحجز السرير له. المنسق الإداري بالمنطقة

3.       يتم إرسال أو الاتصال على منسق الحالات في المستشفى التخصصي وإبلاغه بالموافقة على قبول المريض واستكمال علاجه في المستشفى المرجعي.

المنسق الإداري بالمنطقة

4.       التأكد من تحضير جميع الوثائق والتقارير والتنسيق لطرق النقل الآمنة للمريض.

 منسق الحالات

حال وجود أي عائق لإجراءات نقل الحالات في أنظمة المستشفى التخصصي الاتصال مباشرة في مركز الدعم والمساندة. المنسق الإداري بالمنطقة + مركز الدعم والمساندة

سادساً: الرأي الطبي الثاني

يتبع مستشفى الملك فيصل التخصصي ومركز الأبحاث الطرق الحديثة والمتقدمة التي تسهم في تشخيص الحالات المرضية المعقدة والتي تحتاج إلى تبادل الخبرات الطبية والفينة المحلية والعالمية .. وهي إحدى البني الأساسية في العملية العلاجية لمرضى التخصصي أو مرضى المملكة وعليه يتم عمل الآتي :

1.       يتم استلام طلب الرأي الطبي الثاني من أطباء المستشفى المرجعي. 

المنسق الإداري

2.       التأكد من تعبئة نموذج طلب الرأي الطبي الثاني وإرساله الكترونياً.

المنسق الإداري بالمنطقة + الدعم والمساندة

3.       يتم إصدار مذكرة داخلية ترفق مع طلب الرأي الطبي الثاني المرسل من مركز التعاون الصحي موجهة إلى الطبيب الاستشاري المختص.

مركز الدعم والمساندة

4.       التأكد من أخذ الموافقة الشفهية أو الكتابية من الاستشاري والترتيب والتحضير لتنفيذ الطلب من خلال الهاتف أو تقنية الاتصال عن بعد.

مركز الدعم والمساندة

5.       يتم نقل المعلومات وموعد تحضير التنفيذ إلى الطبيب المعالج في المستشفى المرجعي لتنفيذ استشارة الرأي الطبي الثاني.

المنسق الإداري بالمنطقة

6.       يتم الرجوع إلى الإرشادات والمعلومات المطلوبة لتنفيذ الرأي الطبي الثاني والموجودة في نموذج الطلب أو الموقع الالكتروني.

المنسق الإداري بالمنطقة

7.       حال وجود أي عائق لإجراءات تنسيق حالات الرأي الطبي الثاني في أنظمة المستشفى التخصصي الاتصال مباشرة على مركز الدعم والمساندة. 

المنسق الإداري بالمنطقة + مركز الدعم والمساندة

التأكد من رفع التقرير الشهري عن عدد حالات الرأي الطبي الثاني وإضافته في إحصائية المكتب .

المنسق الإداري بالمنطقة

سابعاً: التقارير الطبية

إن نظام مستشفى الملك فيصل التخصصي ومركز الأبحاث يمنح جميع المرضى الذين يتلقون علاجهم تقارير طبية حسب رغبتهم ، كما يمنح المريض المنوم تقارير الخروج حال نقله إلى مركز طبي آخر ، وتعتمد إصدار التقارير الطبية على أنظمة دقيقة وخاصة تضمن سرية معلومات المريض والحماية القانونية ، وعليه يتم الآتي :

1.       التأكد من طلب التقرير الطبي في أقصى حدود الضرورة للحفاظ على سرية معلومات المريض المنسق الإداري بالمنطقة

2.       يتم كتابة مذكرة رسمية من المستشفى المرجعي معنونة باسم مدير السجلات الطبية في المستشفى التخصصي وإرسالها الكترونياً أو على الفاكس - 4427396

 المنسق الإداري بالمنطقة

3.       يتم إرسال التقرير الطبي المطلوب من السجلات الطبية إلى مركز التعـاون الصحي بالمنطقــــة

السجلات الطبية بالمستشفى التخصصي

ملاحظة: ترسل التقارير الطبية للمستشفى المرجعي في حالة حاجة المريض لمتابعة العلاج في منطقته، وأما في حالة حاجة المريض لتقرير طبي خاص به يقدم لعمله أو لأي جهة أخرى فعلى المريض الاتصال أو المراجعة بنفسه. 

ثامناً: النقص المفاجئ للأدوية

يتعرض المريض لنقص مفاجئ في الأدوية التي يتناولها بشكل مستمر لأسباب عده منها الضياع

أو التلف أو تغيير إستراتجية العلاج ، وحيث أنه من الضروري اكتمال الخطة العلاجية عليه يتم الآتي:

1.       يتم اتصال أو حضور المريض إلى مركز التعاون الصحي.

المريض + المنسق الإداري بالمنطقة

2.       يتم أخذ المعلومات الطبية كالرقم الطبي وأسماء الأدوية المطلوبة من المريض.

 المنسق الإداري بالمنطقة

3.       يتم مراجعة نظام المواعيد للتأكد من أقرب موعد للمريض مع طببيه المعالج.

 المنسق الإداري بالمنطقة + مركز الدعم والمساندة

4.       يتم إرسال رسالة إلكترونية لإدارة علاقات المرضى وطلب الدواء الخاص بالمريض، أو الاتصال على هاتف 24455. 

 المنسق الإداري بالمنطقة + إدارة علاقات المرضى في المستشفى التخصصي

5.       يتم التنسيق بين المنسق الإداري في المنطقة وخدمات المرضى ومركز الدعم والمساندة لصرف الدواء من صيدلية المستشفى التخصصي وإرسالها عبر النقل السريعDHL إلى مركز خدمات التعاون الصحي بالمنطقة.

 المنسق الإداري بالمنطقة + إدارة علاقات المرضى + مركز الدعم والمساندة

يتم الاتصال بالمريض حال وصول الدواء وتسليمه له

 المنسق الإداري بالمنطقة