1- يتم إرسال خطابات عن برنامج الزيارات الطبية الإستشارية لرؤساء أقسام مستشفى الملك فيصل التخصصي ومركز الأبحاث موضحا فيه طلب عمل جدول مفصل عن الزيارات الإستشارية التي بإمكان القسم القيام بها ويحتوي على تاريخ الزيارة وإسم الزائر وإسم المحاضرة مع أسماء المستشفيات المرشحة لتلك الزيارة إن وجدت وذلك لسنة كاملة .

2- متابعة الخطابات المرسلة للأقسام والتأكد من إستلامهم لها .

3- إرسال خطابات تذكيرية للأقسام التي لم يصل أي رد منها مع المتابعة الهاتفية .

4- بعد إستلام الردود من الأقسام الطبية المعنية يتم فرز تلك الردود والتأكد إذا كان يوجد بها مستشفيات معينة للزيارة لكي ترسل لنفس المستشفى المعين بذاته والزيارات التي لم يتم تعيين مستشفى لها ترسل إلى جميع مستشفيات المناطق ليتسنى لهم الأختيار من هذه الزيارات حسب حاجة المستشفى فى المنطقة .

5- متابعة الخطابات المرسلة لمستشفيات المناطق والتأكد من إستلامهم لها مع تحديد تاريخ نهائي لأستلام الرد منهم وتذكيرهم بأنه يتم حجز الزيارات للمستشفيات المناطق حسب أولية الرد لكل مستشفى .

6- بعد إستلام الردود من مستشفيات المناطق يتم إنشاء جدول شامل تفصيلي لجميع الزيارات الإستشارية يغطي كامل السنة .

7- إرسال جدول سنوي لكل مستشفى من المناطق على حده يشتمل على تواريخ الزيارات والتخصص وأسماء الزائرين وإسم المحاضرة لكل زيارة .

8- إرسال جدول سنوي لكل قسم من أقسام مستشفى الملك فيصل التخصصى المعني بالزيارات التى سوف يقوم بها يشتمل على تواريخ الزيارات والتخصص وأسماء الزائرين وإسم المحاضرة والمستشفيات التي سوف يتم عمل الزيارة لها .

9- عمل حجوزات للزائرين المعنيين وإصدار تذاكر سفرخاصة بهم .

10- إرسال فاكس للمستشفى المعني بالزيارة يتضمن تاريخ الزيارة وإسم الزائر وتخصصه وإسم المحاضرة التي سوف يلقيها الزائر ومعلومات عن الرحلة .

11- إرسال نسخة من نفس الفاكس إلى القسم الذي سوف يقدم الزيارة الإستشارية .

12- الإتصال على المنسق الإداري في المستشفى المعني بالزيارة لتأكيد موعد الزيارة وأخذ أرقام الإتصال الخاصة برئيس القسم المعنى بالزيارة للإتصال عليه وإعلامه بالزيارة وطلب إرسال برنامج الزيارة منه .

13- التأكيد على المنسق الإداري في المستشفى المعني بالزيارة بتوفيرالسكن المناسب مع الوجبات للزائر والمواصلات بين المستشفى والسكن وإستقبال الزائر من المطار وأخذه إلى المطار بعد إنتهاء الزيارة .

14- إعداد ملف الزيارة وتأكيد الحجز للرحلة من قبل الخطوط السعودية .

15- تجهيز نسخة من متابعة المريض وأهم التقاريرالطبية ونتائج الفحوصات الطبية لمرضى مستشفى الملك فيصل التخصصي المحجوز لهم مواعيد مسبقة لتلك الزيارة وإرفاقها مع ملف الزيارة.

16- تسليم ملف الزيارة والتذكرة للزائر مع تذكيره بتعبئة نموذج تقييم الزيارة المرفق بملف الزيارة وبعمل تقرير مفصل عن الزيارة إن طلب منه من مستشفى المنطقة والتأكيد عليه بأهمية تعبئة نموذج تقييم الزيارة .

17- بعد إنتهاء الزيارة وعودة الزائر من المنطقة يتم تسليم ملف الزيارة لمنسق الزيارات الإستشارية لشئون التعاون المشترك ويتم التأكد من تعبئة نموذج تقييم الزيارة وإدخال بياناتها في الجدول الخاص بالزيارات .

18- يقوم الزائربعمل تقرير مفصل عن الزيارة إن طلب منه من مستشفى المنطقة المعني بالزيارة لإرسالها لمستشفى المنطقة التي تمت فيها الزيارة .

19- يقوم منسق الزيارات الإستشارية لشئون التعاون المشترك بإرسال نماذج متابعة المريض الى قسم التقارير الطبية في مستشفى الملك فيصل التخصصي ومركز الأبحاث إن وجدت وذلك لوضعها في ملف المريض من قبل موظف السجلات الطبية.

20- في حالة وجود مريض محول إلى مستشفى الملك فيصل التخصصى ومركز الأبحاث من مستشفى المنطقة التي تمت فيها الزيارة ترسل أوراق التحويل عن طريق منسق الزيارات الإستشارية لشئون التعاون المشترك إلى قسم التنسيق الطبي لإنهاء إجراءات التحويل .

21- الطلب من الأقسام المعنية بالزيارة بتعبئة نموذج الإنتدابات وتوقيعها من رئيس القسم ثم إرسالها لشئون التعاون المشترك لتوقيعها وإعتمادها .

22- بعد إستلام نموذج تقييم الزيارة معبأ من الزائر يتم إرسال أوراق الإنتداب إلى شؤون الموظفين وذلك لصرف مستحقاته .

23- عمل تقريرشهري مفصل عن جميع الزيارات يشتمل على إحصائيات كاملة عن عدد الزيارات التي تمت والتي الغيت والتي أجلت كما يشتمل علىتفصيل عن عدد مرضى مستشفى الملك فيصل التخصصي ومرضى مستشفيات المناطق الذين تم الكشف عليهم أو تم تحويلهم مع إيجابيات وسلبيات الزيارة إن وجدت .

التواصل الطبي عن بعد

إرشادات: