دليل عام:

 

قبول المرضى وأهلية العلاج                                            

لقد تم إنشاء مستشفى الملك فيصل التخصصي ومركز الأبحاث بمدينة الرياض في عام 1395 هـ  (1975م) بغرض تقديم الرعاية الطبية المتخصصة والمميزة،والتي تضاهي أفضل الخدمات المتوفرة في المراكز الطبية المرموقة في العالم ، والتي يصعب توفيرها عبر المستشفيات المحلية .

حيث يقوم المستشفى بعلاج الحالات المرضية المستعصية ـ فقط ـ والمحولة إليه من قبل الهيئات الطبية المحلية أو المستشفيات المركزية المعتمدة بسبب عدم توفر إمكانية العلاج أو التشخيص لدى المستشفيات المحلية.

تتعامل إدارة قبول المرضى الكترونيا مع جميع الإحالات التي ترد إليها ،  إبتداء من استقبالها وتحويلها إلى الإدارات الطبية المعنية، رجوعاً بقبول الحالة أو الاعتذار عن قبولها. وعليه يقوم المنسق الإداري في مركز التعاون الصحي في المستشفى المرجعي بالآتي :

1-10  استلام التقارير الطبية المطلوبة من الطبيب المعالج في منطقته أو الهيئة الطبية أو الإدارة الطبية بالمستشفى الذي يوجد به مكتب التعاون حيث هي الجهة المخولة بإحالة الحالات.

2-10 يعبئ المريض أو قريبه نموذج المعلومات والتوقيع على الموافقة على العلاج.

3-10 التأكد من عدم إرسال الحالة من قبل بالبحث باسم المريض، رقم الهوية الوطنية أو رقم الجوال من خلال النظام الإلكتروني المعمول به إلا في حالة تطور الحالة المرضية وتغير الحالة المرضية إلى حالة أخرى ، أن يتم الإشارة إلى الإحالة القديمة ما أمكن ذلك وكتابة رقم الملف الطبي في التخصصي .  

4-10 أن يتم تعبئة جميع البيانات في نموذج الإحالة الموجود ضمن نظام الإحالة الكترونياً.

5-10 مسح المستندات ضوئياً بصيغة Tiff، وذلك حسب الترتيب التالي ما أمكن ذلك كل حسب الموقع المحال منه المريض والمستندات المتوفرة لدى المكتب  :

1.        خطاب تغطية للمعاملة يلخص محتويات الإحالة

2.        التقرير الطبي وكل المتعلقات الطبية ( صدى القلب وتقرير الشرائح وتقارير الأشعة مثل أشعة الرنين المغناطيسي والأشعة الطبقية).

3.        نموذج بيانات المريض وعنوانه.

4.        نموذج الإقرار بالموافقة على العلاج.

5.        الأمر السامي الكريم ( في الحالات المستثناة ).

6.     قرار الهيئة الطبية ( إذا تمت الإحالة مباشرة من الهيئة ولم تكن من الحالات المستثناة بالأمر السامي الكريم ضمن  الحالات السبعة ...) أو من الحالات الطارئة والعاجلة التي تتعلق بحياة المريض وإنقاذه.

7.        Patient's related family members like in genetic diseases or in fertility cases after screening those family members. 

8.        Direct admission life threatened cases coming from regional hospitals through fax (provided they are not trauma cases as KFSK is not a Trauma Centre).

9.        Donors and recipients after the conduction of cross matching tests.

إثبات الهوية (ضرورة إرفاق دفتر العائلة لجميع المرضى -  البطاقة الشخصية أو الإقامة أو شهادة الميلاد للمواليد )

·          ترسل مباشرة إلى القسم المختص في حال اكتمال المعاملة

·          ترجع المعاملة الكترونيا للمرسل في حالة وجود نقص أو خطأ في المعاملة (Correction) ،وذلك مثل:

o         عدم وجود الهوية

o         طلب دفتر العائلة

o         ترتيب المرفقات

o         عدم وجود تقرير

o         عدم اكتمال البيانات

o         عدم وضوح البيانات, تحتاج إعادة مسحها ضوئياً مرة أخرى - التقارير سوداء لا يمكن قراءتها إذا كان هناك خطأ في عملية المسح الضوئي  (Scanning)

o         عدم تطابق المستندات مع المريض المحول

o         حالة مكررة

o         حالة تم الرد عليها

o         تحويل خاطئ – حالة يجب أن تحول لمركز آخر

·          يقوم المنسق الإداري بالمنطقة بتصحيح الخطأ أو تكملة النواقص ويعيد إرسالها الكترونيا لإدارة قبول المرضى (Claim &Edit)

ملاحظة: يمكن للمنسق الإداري بالمنطقة أن يلغي الحالة المرسلة في حالة عدم رغبة إرسالها مرة أخرى للتخصصي لأي سبب من الأسباب على أن يتم إبلاغ مركز القبول بعدم رغبة المستشفى المحول الاستمرار في إجراءات التحويل موضحا الأسباب ... ( قبول بمستشفى آخر – وفاة – أو غيره ) .

7-10             في حالة غستقبال المعاملة كاملة ، يقوم موظف الاستقبال بإدارة القبول بمراجعة المعاملة وإرسالها للقسم الطبي المختص بغرض إتخاذ الإجراء الطبي اللآزم  للإجراء التالي.

8-10 يقوم القسم المختص بدراسة الحالة، ويكون الرد على ثلاث أوجه:

الحالة الأولى: قبول الحالة Accepted        يتم تحديد موعد أو موعد تنويم أو أن يتم التسجيل على قائمة الانتظار وهنا يتم تحديد رقم سجل طبي بالتخصصي .

الحالة الثانية: الاعتذار عنها Not Accepted  ، ويتضمن الرد:

·          Nothing further could be offered to the patient at KFSH                                         

·          أو تكون الصيغة Patient is having adequate treatment at your hospital

·          أو أن يتم النصح بإحالة المريض إلى مستشفى آخر وتكون الصيغة (Please refer the patient to other hospital because of no bed or because of long waiting list)

الحالة الثالثة: طلب نواقص NOT complete

o         ففي الحالة الأولى والثانية يرسل الرد الكترونيا كقبول أو اعتذار

o         وأما في حالة النواقص Not Complete،فما يخلو الأمر عن حالتين:

§          طلب أشعة أو شرائح الأنسجة أو بعض التحاليل المخبرية ( أي شيء له ( حجم) فيرسل لإدارة قبول المرضى عن طريق البريد السريع الـ DHL )

§          طلب نتائج مختلفة أو الرد على بعض استفسارات:

ترسل النواقص بنفس المعاملة ونفس الرقم على أن لا يتم إرسالها عن طريق الفاكس إلا في الحالات التالية:

·          تعطل خط الاتصال بين المستشفى المرجعي ومستشفى التخصصي

·          تعطل أجهزة الحاسب أو الماسحة الضوئية

·          تعطل نظام الإحالات أو خلال فترات تحديثه

·          أيام الخميس والجمعة أو بعد ساعات العمل الرسمية  (ترسل للمدير المناوب بالتخصصي )

 ( أن يتم إرسال الأشعة والشرائح ... إلى مركز القبول وأن لا يتم أبداً إرسالها لقسم الأشعة أو المختبر أو الطبيب المعالج تفادياً للتأخير أو فقدانها ).

1-     يتم إرسال المعاملات الخاصة بالمرضى إلى مركز القبول بالتخصصي بالفاكس على الرقم 014427517 ، على أن يتم الاحتفاظ بتقرير الفاكس مع معاملة المريض في ملفه.

2-       يقوم منسقو المراكز بالاتصال على:

o    الدعم الفني بإدارة خدمات التعاون الصحي إذا كان العطل يتعلق بخط الاتصال بين المستشفيين أو تعطل أحد الأجهزة على تحويله 24266 أو 24821، نداء 0000 أو إرسال طلب الكتروني وذلك حسب الأهمية.

o      قسم الحاسب الآلي إذا كان العطل يتعلق ببرنامج تحويل المرضى، تحويله 24679

3-       لا ترسل الحالة الكترونياً مرة أخرى بعد إرسالها بالفاكس لقبول المرضى ، تفاديا للازدواجية إلا في حالة أن يتم طلبها بواسطة مركز القبول.

4-       في حالة وجود معوقات يتم مناقشة الأمر مع:

·          مدير مركز الصحة الإلكترونية أو من ينوب عنه على  تحويله 24778 – نداء 4005 – جوال 0504123341

10-10 ترسل إدارة قبول المرضى المستندات التي تحدد قبول المريض، وعليه يقوم منسقو مكاتب التعاون الصحي بالمناطق بتزويد المريض بمعلومات شاملة عن إحالته ، مع إتاحة الفرصة للمريض لطرح كافة الأسئلة والاستفسارات المتعلقة بتحويله.

·          موعد القبول

·          التقرير الطبي

·          صور أفلام الأشعة

·          الشرائح الباثلوجية

10-10 يقوم المنسق الإداري بالمنطقة بالتالي:

·          أبلاغ الطبيب المحول بمستشفاه بقبول الحالة أو الاعتذار عنها.

·          وضع صورة من رد التخصصي بملف المريض .

·          إرسال صورة من المعاملة للهيئة الطبية العامة في منطقته .

·          إبلاغ المريض والطلب منه الذهاب للهيئة الطبية لإصدار تعميد العلاج وتذاكر السفر .

في حالة تأخر عن الرد  عن الحالات المحالة الكترونيا أو عدم فتحهاً ، فعلى المنسق الإداري:

·           إرسال رسالة بالبريد الإلكتروني لإدارة القبول للإستفسارعن وضع قبول الحالة من عدمه.

·          الاتصال على مسؤول استقبال حالات مراكز خدمات التعاون الصحي، تحويله 34853 ، نداء 7307.