1.المسح الضوئي للمستندات برقم المعاملة (الرجاء الإطلاع على جدول ترتيب المستندات بعد مسحها ضوئياً)
2.إدخال اسم المستخدم والرقم السري
3.اختيار Start New Job
4.New Referral
5.إدخال رقم جديد مثلاً: 0001-mch-buraida-2008
6.الضغط على: GO
7.تختار Send To: KFSH&RC
8.إدخال معلومات المريض كاملة – مهم جداً أن تكمل جميع خانات الحالة، لأنها تستخدم في التحويل الداخلي والرد عليكم – فالنظام يقرأ من النموذج المرسل من قبلكم.
9.إدخال اسم ورقم حساب المستشفى المحول: Referring Hospital Information:
10.تعبئة خانة :The following Materials Available X-Rays - Pathology Slides/Blocks (with reports) Dr NotesDate: Number:
11.إرفاق التقرير الطبي والمرفقات الأخرى طبقاً للخطوة التالية: Medical Report:
12.إرسال الحالة باختيار Save & Complete
ملاحظة: في حالة عدم إرسال المعاملة أو تأخيرها لأي سبب آخر ولحفظ المعلومات المدخلة يتم الضغط على زر Save & Close or Save and Reload
ترتيب مستندات الإحالة بعد مسحها ضوئياً
1.خطاب تغطية للمعاملة يلخص محتويات الإحالة
2. التقرير الطبي وكل المتعلقات الطبية ( صدى القلب وتقرير الشرائح وتقارير الأشعة مثل أشعة الرنين المغناطيسي والأشعة الطبقية).
3.نموذج بيانات المريض وعنوانه.
4.نموذج الإقرار بالموافقة على العلاج.
5.الأمر السامي الكريم ( في الحالات المستثناة ).
6. قرار الهيئة الطبية ( إذا تمت الإحالة مباشرة من الهيئة ولم تكن من الحالات المستثناة بالأمر السامي الكريم ضمن الحالات السبعة...) أو من الحالات الطارئة والعاجلة التي تتعلق بحياة المريض وإنقاذه.
7.هوية المريض
وظائف أيقونات الإرسال:
طلب تصحيح معلومات في إرسال الحالة Correction
ترسل الطلبات بنفس المعاملة للمستشفى المرجعي
يرد المستشفى المرجعي بنفس المعاملة وبنفس الرقم
يقوم الموظف المختص بمركز القبول بمراجعتها مرة أخرى وإرسالها للقسم المختص
أمثلة ترسل لطلب التصحيح
·عدم وجود الهوية
·طلب دفتر العائلة
·ترتيب المرفقات
·عدم وجود تقرير
·عدم اكتمال البيانات
·عدم وضوح البيانات, تحتاج إعادة مسحها ضوئياً مرة أخرى - التقارير سوداء لا يمكن قراءتها فهناك خطأ في عملية الـ SCAN
·عدم تطابق المستندات مع المريض المحول
·حالة مكررة
·حالة تم الرد عليها
تحويل خاطئ – حالة يجب أن تحول لمركز آخر
Not Completeنواقص
أشياء غالباً تطلب بعد تحويل الحالة للقسم الطبي المختص
oحالة النواقص Not Complete،فما يخلو الأمر عن حالتين:
§طلب أشعة أو شرائح الأنسجة أو بعض التحاليل المخبرية ( أي شيء له ( حجم) فيرسل لإدارة قبول المرضى عن طريق البريد السريع الـ DHL )
طلب نتائج مختلفة أو الرد على بعض استفسارات:ترسل النواقص بنفس المعاملة ونفس الرقم على أن لا يتم إرسالها عن طريق الفاكس
لا يتم إرسالها عن طريق الفاكس إلا في الحالات التالية:
·تعطل خط الاتصال بين المستشفى المرجعي ومستشفى التخصصي
·تعطل أجهزة الحاسب أو الماسحة الضوئية
·تعطل نظام الإحالات أو خلال فترات تحديثه
أيام الخميس والجمعة أو بعد ساعات العمل الرسمية
· يقوم منسقو المراكز بالاتصال على:
oالدعم الفني بإدارة خدمات التعاون الصحي إذا كان العطل يتعلق بخط الاتصال بين المستشفيين أو تعطل أحد الأجهزة على تحويله 24266 أو 24821، نداء 4752 أو 4821 أو إرسال طلب المساعدة الكتروني وذلك حسب الأهمية.
o
·قسم الحاسب الآلي إذا كان العطل يتعلق ببرنامج تحويل المرضى، تحويله 24679 أو 24679
oففي حالة تعذر إصلاح العطل، يتم إرسال المعاملات الخاصة بالمرضى إلى مركز القبول بالتخصصي بالفاكس على الرقم 014427517، على أن يتم الاحتفاظ بتقرير الفاكس مع معاملة المريض في ملفه.
·لا ترسل الحالة الكترونياً مرة أخرى بعد إرسالها بالفاكس لقبول المرضى، تفاديا للازدواجية، إلا في حالة أن يتم طلبها بواسطة مركز القبول.
·في حالة وجود معوقات أو إستفسار يتم الاتصال على:
·مدير مركز الصحة الإلكترونية أو من ينوب عنه على تحويله 24778 – نداء 4005 – جوال 0504123341
آلية إرسال البريد السريع :
1.إدارة قبول المرضى وأهلية العلاج
2.الطبيب المعالج
3.إدارة المختبر
طلب رأي طبي ثاني
1-طلبات أثناء إرسال الحالة، مثل أفلام الأشعة السينية وشرائح الباثولوجيا وتقارير الفحوص الخاصة الخ
ترسل إدارة قبول المرضى الكترونيا طلبها للمستشفى المرجعي
يرد المستشفى المرجعي الكترونيا بتنفيذ الطلبات ويذكر رقم بوليصة الشحن
تقوم إدارة قبول المرضى باستلامها وتسليمها للقسم المختص
2-طلبات أثناء زيارة المريض للطبيب بالتخصصي مثل، أفلام الأشعة السينية وشرائح الباثولوجيا وتقارير الفحوص الخاصة الخ
أشياء تطلب من المريض أثناء علاجه بمستشفى الملك فيصل التخصصي، فيسلمها المريض بنفسه أثناء زيارته التالية للطبيب
3-شرائح الباثولوجيا وطلب تحاليل أخرى لغير مرضى التخصصيReference Lab
تسلم لإدارة المختبر مباشرة – مشروع مستقل باسم المختبرات المرجعية (Reference Lab)
4-طلب رأي طبي ثاني
ترسل أفلام الأشعة السينية وشرائح الباثولوجيا وتقارير الفحوص الخاصة الخ لإدارة خدمات التعاون الصحي
تجديد موعد فائت - لم يزر الطبيب بعد New Patient
يرسل المنسق الإداري الطلب الكترونياً لإدارة قبول المرضى ومكتب المواعيد ويشار فيه الى الرقم الطبي بالتخصصي
يرسل الموعد للمستشفى المرجعي بنفس المعاملة المرسلة الكترونياً
نظام خاص بطلب المواعيد والاستفسارات المختلفة (مصمم لخدمة إدارة قبول المرضى)
في حالة تطور حالة مريض قد أرسلت حالته وهي في طور الرد
يرسل المستشفى المرجعي رسالة الكترونية لإدارة الحالات مرفقاً بها تقريراً عن حالة المريض
يقوم الموظف المسئول في إدارة قبول المرضى عن هذا الأمر بإضافة التقرير الجديد للحالة
لا يرسل التقرير كحالة جديدة وبرقم جديد
المستندات الضرورية التي يجب تسليمها للمريض حال قبول حالته ( المستشفى المرجعي):
·موعد القبول
·التقرير الطبي
·صور أفلام الأشعة ...الخ
الشرائح الباثلوجية
·أبلاغ الطبيب المحول بمستشفاه بقبول الحالة أو الاعتذار عنها.
·وضع صورة من رد التخصصي بملف المريض .
·إرسال صورة من المعاملة للهيئة الطبية العامة في منطقته .
إبلاغ المريض والطلب منه الذهاب للهيئة الطبية لإصدار تعميد العلاج وتذاكر السفر .
أرشفة الحالات:
إقفال الحالة
يجب على إدارة قبول المرضى قفل الحالة، حتى يتسنى للمستشفيات المرجعية أرشفة الحالات
أرشفة الحالة Remote User Acknowledgment
حرصاً على سرعة النظام ، يجب على المستشفيات المرجعية أرشفة الحالات المنتهى منها
سجل إرسال الحالاتReferral Log:
يجب على كل مستشفى أن تضع لها سجلاً تسجل فيه الحالات المرسلة للتخصصي حتى نتغلب على مشكلة تكرار إرسال الحالات، ولسهولة الرجوع إليها في المستقبل
مصطلحات:
Pending
لم تفتح الحالة بعد في استقبال إدارة قبول القبول
KFSH Response
فتحت الحالة وفي طور الإجراء
Correction
الحالة تحتاج إلى تصحيح في مراحلها الأولى
Not Complete
طلبات تطلب بعد تحويلها للقسم المختص
· تقرير محدث
· أفلام الأشعة السينية وشرائح الباثولوجيا وتقارير الفحوص الخاصة الخ
